E-Rechnung Pflicht – und jetzt? - Webdesign Ahrensburg

Es ist gerade der Dauerbrenner schlechthin: Die Umstellung auf E-Rechnungen und das Damoklesschwert „Pflicht ab 1.1.2025“! Dieser Beitrag räumt mit einigen falschen Annahmen auf und stellt klar, auf wen genau welche Pflichten heran rauschen und wann.

Nur keine Panik! Nicht für alle gilt die E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025

Bevor Sie in Panik ausbrechen: Leider greifen die vielen Beiträge, die aktuell in Netz zu finden sind, zu kurz. Hier wird unisono auf den 1.1. des kommenden Jahres verwiesen, ohne einen Unterschied zu machen. Und dies ist falsch. Denn diese Pflicht gilt bei weitem nicht für alle und schon gar nicht bereits jetzt.

Wird die E-Rechnung jetzt zur Pflicht für alle?

Nein! Die E-Rechnungspflicht gilt nur für bestimmte Unternehmen. Und es gelten zusätzlich für unterschiedliche Aussteller/innen von Rechnungen unterschiedliche Fristen, bis wann diese Pflicht umgesetzt werden muss! Zusätzlich wird sogar unterschieden, ob es um den Versand oder den Empfang von E-Rechnungen geht.

„Unternehmen, die Rechnungen an Unternehmen versenden…“ – lesen und beachten Sie die erste Einschränkung: Es geht um Unternehmen, die an Unternehmen Rechnungen versenden, also um das sogenannte B2B-Geschäft! Schreiben Sie Rechnungen hingegen an Privatpersonen, können Sie weiterhin ganz normal Ihre Rechnungen schreiben und versenden. Sind Sie also beispielsweise Handwerker*in und schreiben Sie eine Rechnung an den Privathaushalt Mayer, können Sie verfahren wie bisher!

Ebenfalls sind aktuell nur innerdeutsche B2B-Umsätze von der E-Rechnungspflicht betroffen: sowohl Aussteller*in als auch Empfänger*in der Rechnung müssen ihren Firmensitz im Inland haben.

Ausnahme: Rechnungen an Behörden

Allerdings gibt es eine entscheidende Ausnahme. Und zwar, wenn Sie Rechnungen an Behörden ausstellen. Wenn Sie also öffentliche Auftraggeber des Bundes oder Bundesbehörden als Kunden haben sind E-Rechnungen absolute Pflicht – dies allerdings bereits seit 27. November 2020 für den Bund und in manchen Bundesländern.
Weitere Infos dazu: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/umsetzung-der-e-rechnung-in-den-bundeslaendern/

Empfang von E-Rechnungen

Ausnahme 2: Empfang von E-Rechnungen

Bei der in der Regel genannten Frist „01.01.2025“ geht es für viele Unternehmen und Freiberufler*innen zunächst um den EMPFANG von E-Rechnungen! Und dieser muss ab Jahresbeginn 2025 ermöglicht werden. Sie müssen dafür die Empfangsbereitschaft sicher stellen. Auch hierfür gibt es Ausnahmen: Rechnungen unter der Kleinstbetragssumme bis 250 EUR und Fahrscheine sind davon nicht betroffen.

Ab 01.01.2025 wird der Empfang einer E-Rechnung für B2B verpflichtend. Es besteht also eine grundsätzliche Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen (siehe oben). Bis Ende 2026 dürfen auch weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, solange das empfangende Unternehmen diesem zustimmt.

Versand von E-Rechnungen

Welche Fristen gelten für die Umsetzung von E-Rechnungen?

Für das Erstellen von E-Rechnungen gelten die folgenden Fristen:

Ab 01.01.2027 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für im Inland ansässige Unternehmen, die Rechnungen für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze mit anderen inländischen Unternehmen austauschen (B2B). Ausnahme: Der Versand von E-Rechnungen gilt nur für große Unternehmen ab 800.000 Euro Jahresumsatz!

Auch hier gelten weiterhin Ausnahmen, zum Beispiel Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen. Bis Ende 2027 dürfen auch weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, solange der Empfänger diesem zustimmt UND der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers max. 800.000 EUR beträgt.

Ab 01.01.2028 werden der Empfang und der Versand der E-Rechnung übergreifend zur Pflicht. Es gilt also eine grundsätzliche Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen für B2B- und B2G-Rechnungen innerhalb Deutschlands.

Exkurs: Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen, also elektronische Rechnungen sind Rechnungen die in einem maschinenlesbaren Format erstellt werden. Umgesetzt wird das über die Integration sogenannter XML-Daten in die Rechnung. Die Inhalte oder Informationen sollen so digital zwischen Unternehmen und Institutionen ausgetauscht werden können. Der damit verbundene oder unterstellte Vorteil: Die so übermittelten Rechnungen sparen (durch digitale Übertragung) Aufwand und vermeiden Fehler. E-Rechnungen können automatisch verarbeitet und schneller bezahlt werden.

Wichtig zu wissen: Eine gewöhnliche Rechnung, die Sie als PDF per E-Mail verschicken, ist noch lange keine E-Rechnung! Das gilt auch für andere – nicht nach der erforderlichen Norm strukturierte – Formate wie beispielsweise „ .tif“, „.jpeg“, „.docx“

Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in diesen Formaten (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden fallen zukünftig unter den Begriff der „sonstigen Rechnung“. Entsprechend gilt eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!