Entgegen vieler Meldungen, die zurzeit zum Thema „E-Rechnungspflicht“ kursieren, gibt es keine Verpflichtung, mit dem kommenden Jahreswechsel elektronische Rechnungen umfassend zu ermöglichen!
Hier nochmals die Zusammenfassung dessen, was bei der E-Rechnungspflicht gilt:
- 01.01.2025: Grundsätzliche Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen.
- 01.01.2027: Alle Unternehmen ab 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen senden.
- 01.01.2028: Grundsätzliche Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen unter Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands.
Eine erweiterte Beschreibung dessen, was wann umgesetzt werden muss, finden Sie in meinem letzten Beitrag „E-Rechnung Pflicht – keine Panik!“.
Empfang von E-Rechnungen ermöglichen
Ab dem 01.01.2025 muss jedoch der Empfang von E-Rechnungen ermöglicht werden. Sie müssen dafür die Empfangsbereitschaft sicher stellen. Als Ausnahmen gelten auch hier Rechnungen unter der Kleinstbetragssumme bis 250 EUR und Fahrscheine.
Es wird empfohlen, hierfür ein gesondertes E-Mail-Postfach für den Empfang einzurichten, zum Beispiel „rechnung@[unternehmensname].de. Mehr ist de facto zunächst nicht nötig. Außer, dass Ihre Lieferanten natürlich von diesem Postfach unterrichtet werden müssen.
Dass für den Empfang einer E-Rechnung künftig die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs ausreicht, wurde auch jüngst (20.09.2024) nochmals von der Bundesregierung bestätigt.
Information an die Lieferanten
Wichtig ist, dass Sie Ihre Lieferanten auch darüber informieren, dass Sei dieses E-Mail-Postfach eingerichtet haben. Dies kann in Form eines Schreibens erfolgen oder diese dort, wo Sie eine Mailadresse für den Rechnungsempfang hinterlegt haben (bei mir z.B. Strato als Hoster oder die Telekom) zu ändern. Am Besten machen Sie sich eine Liste all Ihrer Lieferanten mit einer Spalte wo letzteres der Fall ist.
E-Rechnung im Postfach – und jetzt?
Landet eine E-Rechnung in Ihrem Postfach, müssen Sie diese natürlich auch lesen können. Liegt der XML-Rechnung kein „normales“ PDF bei, können Sie die Inhalte der Rechnung nicht erkennen.
Möglichkeiten für den E-Rechnungsempfang
Der Empfang einer E-Rechnung ist allerdings mit manuellem Aufwand verbunden. Empfangen Sie eine E-Rechnung via E-Mail im Anhang können Sie diese mittels Tools z.B. als PDF visualisieren. Dies gilt auch für Rechnungen, die Ihnen im sog. ZUGFeRD-Format zugesendet werden, da dies ein hybrides Format ist. Das heißt, es kombiniert zwei Datenformate: XML und PDF/A. „Durch die Verbindung strukturierter maschinenlesbarer Daten (XML) und der visuellen Darstellung der Rechnung in einem PDF/A-3-Dokument kann die Rechnung einerseits maschinell gelesen und automatisiert verarbeitet werden. Andererseits können auch Menschen sie lesen.“ (siehe unten Quellen)
Ist dies nicht der Fall und verfügen Sie (noch) nicht über eine Software, mit der Sie E-Rechnungen automatisiert erstellen, versenden und empfangen können, hilft ein Tool, das die Rechnung visualisiert. Ein solches Tool ist beispielsweise Quba. Quba ist ein e-Rechnungs-Viewer, das kostenlos und als Open-source und Plattform-unabhängig zur Verfügung steht.
Kostenfrei: Die Finanzamt Plattform ELSTER stellt eine Möglichkeit zum Upload von E-Rechnungen zur Verfügung:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung

Aufgaben im E-Rechnungsempfang
So gelingt ein reibungsloser Übergang
- Richten Sie eine spezifische E-Mail-Adresse ein, die ausschließlich für den Empfang elektronischer Rechnungen genutzt wird.
- Erstellen sie eine Liste Ihrer Lieferant/innen.
- Informieren Sie alle Lieferanten über die neue E-Mail-Adresse, an die die Rechnungen an Sie zukünftig gesendet werden sollen.
- Beschäftigen Sie sich mit Tools, die elektronische Rechnungen visualisieren können.
Auch wichtig: Archivierung
Auch E-Rechnungen müssen archiviert werden, denn für sie gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für die Papierrechnung. Allerdings ist es nicht mehr ausreichend, die Rechnung auszudrucken und in Papierform abzuheften. Die Rechnungen müssen zwingend elektronisch abgelegt und 10 Jahre archiviert werden.
Grundsätzlich muss „die elektronische Archivierung auf einem Datenträger erfolgen, bei dem das digitale Abbild des Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Somit kommen für die Revisionssicherheit nur einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray) oder eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware in Frage.“ (s. Quellen)
Quellen
Nexia und Handwerksblatt
Buchhaltung sicher
Digitalzentrum Augsburg
Foto von Ann H: https://www.pexels.com/de-de/foto/167722/

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